Rzeczy pozostawione w magazynie self storage a niezapłacony czynsz

Branża self storage w Polsce rośnie, ale razem z nią rośnie też liczba problemów, które wcześniej wielu operatorów znało tylko z zagranicznych filmów albo z opowieści innych właścicieli magazynów.

Jednym z najtrudniejszych tematów jest sytuacja, w której klient przestaje płacić za wynajęty magazyn, nie odbiera telefonu, nie odpowiada na wiadomości, a w boksie nadal znajdują się jego rzeczy.

Dla operatora problem jest bardzo praktyczny. Magazyn jest zajęty, nie generuje przychodu, zaległość rośnie, a rzeczy klienta blokują możliwość wynajęcia powierzchni kolejnej osobie. Z drugiej strony te rzeczy nie stają się automatycznie własnością operatora tylko dlatego, że klient nie zapłacił czynszu.

I właśnie w tym miejscu zaczyna się najważniejsza różnica między podejściem „jakoś to będzie” a profesjonalnym prowadzeniem biznesu self storage.

Self storage to nie tylko wynajem boksu, ale też relacja, którą trzeba dobrze uregulować.

W polskim prawie nie ma osobnej, szczegółowej ustawy regulującej self storage. Najczęściej taka umowa będzie miała charakter umowy najmu powierzchni, boksu, kontenera albo wydzielonej przestrzeni. Czasem może mieć również elementy usług dodatkowych, takich jak monitoring, dostęp elektroniczny, płatności online, ubezpieczenie albo obsługa klienta.

Kodeks cywilny pozwala stronom ułożyć umowę według własnego uznania, ale tylko w granicach prawa, natury danego stosunku i zasad współżycia społecznego. To wynika z zasady swobody umów, opisanej w art. 353 1. Kodeksu cywilnego.

Jeżeli patrzymy na klasyczną umowę najmu, wynajmujący oddaje rzecz do używania, a najemca zobowiązuje się płacić umówiony czynsz. W przypadku self storage najemca otrzymuje dostęp do określonej przestrzeni, a operator umożliwia jej używanie zgodnie z umową i regulaminem.

To ważne, bo dobrze napisana umowa i regulamin powinny jasno określać:

• kiedy czynsz jest wymagalny,

• kiedy powstaje zaległość,

• kiedy operator może zablokować dostęp,

• kiedy operator może wypowiedzieć umowę,

• co dzieje się z rzeczami po zakończeniu umowy,

• jakie rzeczy wolno, a jakich nie wolno przechowywać,

• czy operator odpowiada za zawartość magazynu,

• jak wygląda procedura wezwania do zapłaty i odbioru rzeczy.

W self storage nie można opierać się wyłącznie na ustnych ustaleniach i dobrej woli klienta. To działa do pierwszego poważnego sporu.

Brak zapłaty nie oznacza, że rzeczy klienta stają się własnością operatora.

To jest podstawowy błąd, który może kosztować operatora najwięcej.

Jeżeli najemca nie płaci, operator ma prawo dochodzić zaległości. Może wysyłać wezwania do zapłaty, naliczać przewidziane w umowie opłaty, wypowiedzieć umowę, a w określonych przypadkach skorzystać z ustawowego prawa zastawu na rzeczach wniesionych do przedmiotu najmu.

Ale operator nie powinien przyjmować prostego założenia: „klient nie płaci, więc mogę otworzyć magazyn, wyrzucić rzeczy albo je sprzedać”.

Takie podejście jest ryzykowne. Rzeczy pozostawione w magazynie nadal są cudzym mieniem. Ich właścicielem pozostaje klient albo inna osoba, do której rzeczy faktycznie należą. Sam fakt zaległości czynszowej nie powoduje automatycznego przejścia własności na operatora.

Kiedy można wypowiedzieć umowę z powodu zaległości?

Kodeks cywilny przewiduje, że jeżeli najemca dopuszcza się zwłoki z zapłatą czynszu co najmniej za dwa pełne okresy płatności, wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia. To wynika z art. 672 k.c.

Przy najmie lokalu przepisy przewidują dodatkowy bezpiecznik. Jeżeli najemca lokalu zalega z czynszem co najmniej za dwa pełne okresy płatności, wynajmujący, zanim wypowie najem bez zachowania terminów, powinien uprzedzić najemcę na piśmie i wyznaczyć mu dodatkowy miesięczny termin do zapłaty zaległości. Taką zasadę przewiduje art. 687 k.c.

W praktyce self storage rekomendowałbym stosowanie ostrożniejszego standardu, nawet wtedy, gdy operator uważa, że jego umowa nie jest klasycznym najmem lokalu.

Dlaczego?

Bo profesjonalny operator powinien mieć dowody, że działał spokojnie, uczciwie i proceduralnie. Wezwanie do zapłaty, dodatkowy termin, informacja o skutkach braku płatności, wypowiedzenie umowy i wezwanie do odbioru rzeczy to nie jest zbędna biurokracja. To ochrona operatora przed późniejszym zarzutem samowoli.

Ustawowe prawo zastawu. Najważniejsze narzędzie operatora, ale często źle rozumiane.

Jednym z najważniejszych przepisów dla operatora self storage jest art. 670 k.c. Zgodnie z nim wynajmującemu przysługuje ustawowe prawo zastawu na rzeczach ruchomych najemcy wniesionych do przedmiotu najmu, dla zabezpieczenia czynszu oraz świadczeń dodatkowych, z którymi najemca zalega nie dłużej niż rok.

Mówiąc prościej: jeżeli klient zalega z czynszem, operator może mieć ustawowe zabezpieczenie na rzeczach znajdujących się w wynajętym magazynie.

Ale tu trzeba bardzo uważać.

Zastaw nie oznacza, że operator może automatycznie sprzedać rzeczy klienta, zabrać je dla siebie albo wyrzucić. Zastaw jest zabezpieczeniem roszczenia, a nie prostą drogą do przejęcia cudzej własności.

Art. 671 § 2 k.c. przewiduje, że wynajmujący może sprzeciwić się usunięciu rzeczy obciążonych zastawem i zatrzymać je na własne niebezpieczeństwo do czasu zapłaty albo zabezpieczenia zaległego czynszu.

To bardzo ważne sformułowanie: zatrzymać rzeczy, a nie swobodnie nimi rozporządzać.

Jeszcze mocniej pokazuje to art. 312 k.c., zgodnie z którym zaspokojenie zastawnika z rzeczy obciążonej następuje według przepisów o sądowym postępowaniu egzekucyjnym.

Dlatego profesjonalny operator powinien rozumieć zastaw jako narzędzie zabezpieczenia i nacisku na uregulowanie zadłużenia, ale nie jako automatyczne prawo do samodzielnej sprzedaży rzeczy klienta.

Czy operator może zablokować dostęp do magazynu?

W praktyce to jedno z najczęstszych pytań.

Moim zdaniem operator może przewidzieć w umowie i regulaminie możliwość czasowego zablokowania dostępu do magazynu w razie zaległości, zwłaszcza jeżeli klient został wcześniej poinformowany o konsekwencjach braku zapłaty. Takie działanie powinno być jednak traktowane jako element procedury zabezpieczenia roszczeń, a nie jako forma kary, odwetu albo samowolnego przejęcia mienia.

Blokada dostępu powinna być:

• przewidziana w umowie lub regulaminie,

• poprzedzona wezwaniem do zapłaty,

• udokumentowana,

• proporcjonalna do sytuacji,

• połączona z dalszą komunikacją z klientem,

• ukierunkowana na zapłatę albo uzgodnienie sposobu rozwiązania sprawy.

Operator powinien też pamiętać, że zatrzymanie rzeczy odbywa się „na własne niebezpieczeństwo”. To oznacza, że im bardziej operator ingeruje w możliwość dostępu do rzeczy, tym większą wagę ma dokumentacja, monitoring, protokoły, zdjęcia, historia wiadomości i jasna procedura.

Praktyka z mojego magazynu. Przepisy są ważne, ale człowiek też jest ważny.

Miałem sytuację, w której klient nie zapłacił mi czynszu za kilka miesięcy. Mienie nadal znajdowało się w magazynie. Zablokowałem klientowi dostęp i sukcesywnie wysyłałem wiadomości SMS z informacją, że brak zapłaty skutkuje zatrzymaniem mienia do czasu pełnego uregulowania zaległości.

Ale nie ograniczyłem się tylko do twardych komunikatów.

Zapytałem klienta, czy ma jakieś problemy, czy chce to wyjaśnić i czy potrzebuje ustalenia możliwej spłaty zadłużenia w ratach. Chciałem rozwiązać sprawę normalnie, po ludzku, bez eskalowania konfliktu, ale też bez rezygnowania z należnych mi pieniędzy.

Finalnie klient uprzątnął wynajęty magazyn, zapłacił zaległe pieniądze i przeprosił za całą sytuację.

Dla mnie to bardzo dobry przykład tego, jak powinien działać operator self storage. Prawo jest konieczne. Procedura jest konieczna. Umowa i regulamin są konieczne. Ale w tej branży mamy do czynienia z ludźmi, którzy czasem naprawdę mają problemy: finansowe, rodzinne, zdrowotne, życiowe.

Nie oznacza to, że operator ma finansować cudze problemy. Nie oznacza to, że ma pozwalać na wielomiesięczne zaległości. Oznacza to tylko tyle, że zanim przejdziemy do najostrzejszych działań, warto dać klientowi szansę na kontakt, wyjaśnienie sytuacji i polubowne zakończenie sprawy.

To jest dobre nie tylko etycznie, lecz również biznesowo. 

Klient, który dostaje jasne wiadomości, ale jednocześnie widzi, że operator chce rozwiązać sprawę normalnie, znacznie rzadziej idzie w konflikt. A jeżeli mimo wszystko dojdzie do sporu, operator może wykazać, że działał rozsądnie, konsekwentnie i uczciwie.

Rzeczy pozostawione po zakończeniu umowy.

Osobny problem pojawia się wtedy, gdy umowa została już wypowiedziana albo wygasła, a rzeczy nadal pozostają w magazynie.

Operator powinien wtedy wezwać najemcę do odbioru rzeczy w określonym terminie. Wezwanie powinno być wysłane na adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny i inne kanały wskazane w umowie. Warto wysłać także list polecony, szczególnie gdy wartość rzeczy może być istotna albo sprawa zaczyna wyglądać spornie.

W takim wezwaniu trzeba jasno wskazać:

• wysokość zadłużenia,

• datę zakończenia umowy,

• termin odbioru rzeczy,

• konsekwencje braku odbioru,

• dalsze naliczanie opłat za zajmowanie powierzchni lub przechowywanie rzeczy, jeżeli wynika to z umowy,

• możliwość kontaktu i polubownego ustalenia sposobu spłaty.

Kodeks cywilny dopuszcza wyzbycie się własności rzeczy ruchomej przez jej porzucenie. Żeby jednak uznać rzecz za porzuconą, nie wystarczy sam brak płatności albo brak kontaktu z klientem. Muszą istnieć okoliczności, które wskazują, że właściciel rzeczywiście chciał się rzeczy pozbyć.

Przykładem może być sytuacja, w której klient pisemnie informuje operatora, że nie chce już odbierać przechowywanych rzeczy, rezygnuje z nich albo zgadza się na ich usunięcie. Podobnie może być wtedy, gdy klient po otrzymaniu kilku wezwań do odbioru mienia wyraźnie potwierdza, że rzeczy go nie interesują i można z nimi zrobić porządek.

Sam fakt, że klient zalega z płatnością, nie odbiera telefonu albo zostawił rzeczy w magazynie, należy traktować ostrożnie. To może oznaczać problem z kontaktem, spór, trudną sytuację życiową albo zwłokę, a niekoniecznie zamiar porzucenia własności.

Najbezpieczniej więc opierać się na wyraźnym oświadczeniu klienta albo na dobrze udokumentowanych okolicznościach, takich jak wezwania do zapłaty i odbioru rzeczy, potwierdzenia doręczenia oraz brak reakcji mimo jasno wskazanych konsekwencji.

Sprzedaż, utylizacja, wyrzucenie rzeczy. Największe pole ryzyka.

To jest moment, w którym operatorzy muszą być szczególnie ostrożni.

Jeżeli w magazynie znajdują się rzeczy klienta, a operator bez odpowiedniej podstawy i procedury otworzy boks, wyniesie rzeczy, zutylizuje je albo sprzeda, może narazić się na roszczenia cywilne, a w skrajnych przypadkach także na zarzuty dotyczące bezprawnego rozporządzenia cudzym mieniem.

Oczywiście są sytuacje graniczne. Inaczej wygląda sprawa, gdy w magazynie znajdują się ewidentne odpady, rzeczy niebezpieczne, produkty łatwopalne, rzeczy gnijące, żywność, materiały zakazane regulaminem albo przedmioty zagrażające bezpieczeństwu obiektu. W takich przypadkach operator powinien mieć w regulaminie wyraźne uprawnienia do interwencji, zabezpieczenia obiektu i usunięcia zagrożenia.

Ale zwykłe rzeczy klienta, takie jak meble, kartony, sprzęt, dokumenty, narzędzia czy wyposażenie mieszkania, wymagają znacznie ostrożniejszego podejścia.

Najbezpieczniejsza procedura obejmuje dokumentację fotograficzną, protokół, obecność co najmniej dwóch osób, zapis z monitoringu, wcześniejsze wezwania, ustalenie stanu rzeczy i unikanie samodzielnej sprzedaży bez podstawy prawnej.

Naruszenie posiadania. Dlaczego operator nie powinien działać siłowo?

Warto pamiętać, że klient może próbować bronić się także przepisami o ochronie posiadania. Zgodnie z art. 344 k.c. przeciwko temu, kto samowolnie naruszył posiadanie, przysługuje roszczenie o przywrócenie stanu poprzedniego i zaniechanie naruszeń.

Dlatego operator powinien unikać działań, które mogą wyglądać jak samowola: nagłe otwarcie magazynu, wyrzucenie rzeczy, zmiana zamków bez procedury, brak wezwań, brak dokumentacji, brak podstawy w umowie.

Im bardziej uporządkowana procedura, tym mniejsze ryzyko zarzutu, że operator działał bezprawnie.

Konsument, przedsiębiorca i przedsiębiorca na prawach konsumenta.

W self storage klientem może być osoba fizyczna przechowująca prywatne rzeczy, firma, która magazynuje towar, albo jednoosobowy przedsiębiorca, który wynajmuje powierzchnię w związku z działalnością.

To rozróżnienie ma znaczenie.

W relacji z konsumentem operator musi szczególnie uważać na treść regulaminu i umowy. Niedozwolone mogą być takie postanowienia, które nie były indywidualnie uzgodnione, a kształtują prawa i obowiązki konsumenta w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami i rażąco naruszają jego interesy. Wynika to z art. 385(1) k.c.

Trzeba też pamiętać o przedsiębiorcy na prawach konsumenta. Przepisy dotyczące niedozwolonych postanowień umownych stosuje się także do osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, jeżeli zawiera umowę bezpośrednio związaną z działalnością, ale z treści umowy wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego. Tę zasadę opisuje art. 385(5) k.c.

W praktyce oznacza to, że operator nie powinien zakładać, iż każda faktura na firmę automatycznie daje mu pełną swobodę w regulaminie.

Co powinien robić profesjonalny operator self storage?

W mojej ocenie profesjonalny operator powinien mieć jasną procedurę postępowania przy zaległościach. Nie po to, żeby utrudniać sobie życie, ale po to, żeby w trudnej sytuacji nie działać emocjonalnie.

Dobra procedura może wyglądać tak:

1.   Przypomnienie o płatności po upływie terminu.

2.   Wezwanie do zapłaty z krótkim terminem.

3.   Informacja o możliwości blokady dostępu.

4.   Blokada dostępu, jeżeli wynika z umowy i regulaminu.

5.   Kolejne wezwanie do zapłaty z informacją o ustawowym prawie zastawu.

6.   Propozycja kontaktu i polubownego ustalenia spłaty.

7.   Pisemne uprzedzenie o możliwości wypowiedzenia umowy.

8.   Wypowiedzenie umowy, jeżeli zaległość nie zostanie uregulowana.

9.   Wezwanie do odbioru rzeczy.

10.   Dokumentacja całej sprawy: SMS-y, e-maile, listy, zdjęcia, notatki, monitoring.

11.   Brak samodzielnej sprzedaży albo utylizacji rzeczy bez bardzo ostrożnej analizy prawnej.

12.   Konsultacja z prawnikiem przy rzeczach wartościowych, spornych albo gdy klient grozi roszczeniami.

Najważniejsza zasada brzmi: operator nie powinien działać na skróty.

Jakie zapisy warto mieć w umowie i regulaminie?

Umowa i regulamin self storage powinny jasno opisywać, co dzieje się w razie braku płatności. W szczególności warto uregulować:

• termin płatności czynszu,

• skutki opóźnienia,

• odsetki i koszty wezwań, jeżeli są stosowane,

• możliwość czasowej blokady dostępu,

• prawo operatora do powołania się na ustawowe prawo zastawu,

• zakaz usuwania rzeczy z magazynu przy zaległości bez zapłaty albo zabezpieczenia roszczenia,

• obowiązek aktualizacji danych kontaktowych,

• sposób doręczania wiadomości e-mail, SMS i korespondencji pisemnej,

• obowiązek opróżnienia magazynu po zakończeniu umowy,

• opłaty za dalsze zajmowanie powierzchni po zakończeniu umowy,

• procedurę otwarcia magazynu w sytuacjach awaryjnych,

• zasady postępowania z rzeczami niebezpiecznymi, zakazanymi lub łatwo psującymi się,

• zasady dokumentowania czynności przez operatora,

• brak odpowiedzialności operatora za zawartość magazynu, jeżeli operator nie przyjmuje rzeczy na przechowanie i nie zna ich zawartości.

Trzeba jednak pamiętać, że nawet najlepszy regulamin nie może omijać prawa. Szczególnie w relacjach z konsumentami zbyt jednostronne zapisy mogą zostać zakwestionowane.

Największy błąd operatora: traktowanie rzeczy klienta jak własnych.

Największym błędem jest myślenie: „Nie zapłacił, więc te rzeczy są moje” albo „Nie płaci, więc mogę to wyrzucić”.

To nie jest właściwe podejście.

Profesjonalny operator powinien myśleć inaczej:

To jest różnica między operatorem, który prowadzi biznes profesjonalnie, a operatorem, który naraża się na niepotrzebne spory.

Podsumowanie

Self storage to biznes oparty na zaufaniu, procedurach i odpowiedzialności. Klient musi wiedzieć, że jego rzeczy są bezpieczne. Operator musi mieć narzędzia, żeby reagować, gdy klient nie płaci.

Brak zapłaty czynszu daje operatorowi realne prawa: możliwość dochodzenia należności, wypowiedzenia umowy, zablokowania dostępu w oparciu o regulamin i umowę, a także skorzystania z ustawowego prawa zastawu.

Ale te prawa nie oznaczają pełnej dowolności.

Rzeczy klienta nie stają się automatycznie własnością operatora. Zastaw nie oznacza prawa do natychmiastowej sprzedaży. Brak kontaktu nie zawsze oznacza porzucenie rzeczy. A wyrzucenie mienia bez procedury może narobić więcej szkody niż sama zaległość czynszowa.

Moje podejście jest proste: trzeba mieć dobrze napisaną umowę, dobry regulamin, jasną procedurę i twardo pilnować płatności. Ale jednocześnie warto zachować się po ludzku. Czasem rozmowa, SMS, propozycja spłaty w ratach i spokojne wyjaśnienie konsekwencji rozwiązują sprawę lepiej niż agresywna windykacja.

W self storage profesjonalizm polega nie tylko na tym, że mamy boksy, monitoring i system dostępu. Profesjonalizm polega również na tym, że wiemy, co zrobić wtedy, gdy klient przestaje płacić, a jego rzeczy nadal stoją w naszym magazynie.

W artykule wykorzystano następujące przepisy i źródła : 

• Kodeks cywilny: art. 353(1), art. 659, art. 670, art. 671, art. 672, art. 687, art. 312, art. 344, art. 180, art. 385(1), art. 385(5).

• UOKiK: informacje o niedozwolonych postanowieniach umownych i klauzulach abuzywnych.

ISAP - Kodeks cywilny: tekst aktu w Internetowym Systemie Aktów Prawnych

UOKiK - niedozwolone klauzule: materiały UOKiK